Whistleblower-ordning Gemidan koncernen

Whistleblowerordning i Gemidan Koncernen

Som led i Gemidan A/S’s politikker for etisk forretningsadfærd, har vi etableret denne whistleblowerordning, som skal fremme gennemsigtighed og bidrage til etisk og ansvarlig forretningsførelse.

Ordningen giver vores medarbejdere og samarbejdspartnere muligheden for anonymt at kunne udtrykke bekymringer og rapportere om uretmæssig adfærd eller grove overtrædelser af lovgivning ifm. koncernens aktiviteter.

Den forventes derudover at spille en central rolle i at sikre åbenhed og gennemsigtighed, samt at de indgivne oplysninger vil blive anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl.

Vi har valgt at benytte en uvildig tredjepart, for at sikre anonymiteten for alle eventuelle indberetninger.

Du vil herunder kunne finde en vejledning for indberetning, samt baggrundsinformation for ordningen.

Har du mistanke om alvorlige overtrædelser?
Brug vores anonyme whistleblowerkanal her

Mail til anonym tredjepart

Ordningens formål

Åben / Luk

Ordningen indebærer, at medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og koncernens øvrige interessenter kan foretage anonyme indberetninger, hvis man har begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder.

Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til den interne dialog og åbenhed. Du bør som medarbejder derfor altid overveje, om problemerne kan løses ved direkte henvendelse til f.eks. nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsrepræsentant. Ordningen er dermed et alternativ, som kan bruges, hvis du ikke føler dig tryg ved at bruge de almindelige kanaler – eller, hvis du f.eks. har henvendt dig til ledelsen om et alvorligt forhold, og der ikke er blevet taget hånd om sagen.

Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?

Åben / Luk

Alle nuværende og tidligere medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og koncernens øvrige interessenter (f.eks. kunder og leverandører) kan anmelde et forhold til whistleblowerordningen.

Hvad kan du indberette om?

Åben / Luk

Der kan anmeldes om overtrædelser, såvel som mistanke om overtrædelser begået af nuværende og tidligere medarbejdere, ledelse, bestyrelsesmedlemmer og samarbejdspartnere i øvrigt.

Der kan kun indberettes om forhold til whistleblowerordningen, som vedrører alvorlige forseelser, såsom:

  • Alvorlige overtrædelser eller potentielle alvorlige overtrædelser af den til enhver tid gældende lovgivning i forhold til økonomisk kriminalitet herunder, men ikke begrænset til, underslæb, bestikkelse, korruption, tyveri, krænkelse af konkurrence retten, bedrageri og dokumentfalsk, samt bistand til tredjemand i sådanne adfærd,
  • Alvorlige brud på arbejdssikkerheden,
  • Alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold og chikane,
  • Alvorlige miljømæssige forbrydelser.

Ordningen dækker ikke over mindre alvorlige HR-relaterede forhold, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence, samarbejdsvanskeligheder eller fravær. Overtrædelse af interne politikker for f.eks. rygning eller indtagelse af alkohol kan ikke anmeldes under whistleblowerordningen. Disse indberettes via de sædvanlige kanaler, ved f.eks. direkte kontakt til nærmeste overordnede.

Hvem behandler din indberetning?

Åben / Luk

Ordningen er udliciteret til Odin2 ApS, som behandler alle indberetninger til ordningen anonymt.

Den tekniske løsning af whistleblowerordningen leveres og administreres også af Odin2 ApS, der som databehandler vil modtage og registrere de indkomne indberetninger.

Odin2 ApS refererer direkte til bestyrelsesformanden.

Whistleblowerenheden er en ekstern og uvildig enhed, der ikke kan modtage instruks fra Gemidan A/S om, hvordan enheden skal håndtere og følge op på de enkelte henvendelser.

Hvordan behandles din indberetning?

Åben / Luk

Samtlige henvendelser tages alvorligt og behandles med grundighed.

Indkomne anmeldelser tilgår få betroede medarbejdere hos Odin2 ApS, som modtager anmeldelserne og foretager en nærmere screening af indberetningen, for dernæst at vurdere, om de falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, eller om de viser sig åbenbart ubegrundede. Hvis der er grundlag for yderligere undersøgelse, vil Odin2 ApS gennemføre denne efter aftale med Germidan A/S’s bestyrelsesformand.

Afhængig af anmeldelsens håndtering og videre forløb, vil whistlebloweren senest indenfor 3 måneder modtage feedback på anmeldelsen.

Oplysninger om indberetningen til den berørte/anmeldte person

Åben / Luk

Gemidan A/S er som udgangspunkt forpligtiget til at give den person, som der er indberettet om, oplysninger om det indberettede forhold. Der vil ikke blive videregivet oplysninger om whistleblowerens identitet eller funktion.

Vejledning til indberetning

Sådan indberetter du til Whistleblowerordningen gennem Odin2:

Her kan du læse nærmere om, hvad du skal være opmærksom på, hvis du indberetter til whistleblowerordningen.

Du skal sende din henvendelse til whistleblowerordningen til mailadressen: Gemidan@odin2.dk

Vi kontakter dig, hvis vi har behov for yderligere oplysninger. Hold derfor jævnligt øje med din indbakke. Skriv gerne til os, hvis du har yderligere oplysninger, der kan belyse din indberetning.

Du vil altid senest 7 dage efter indberetningen få en kvittering for modtagelsen af din mail.

 

Din anonymitet

Åben / Luk

Hvis du vil være anonym, så vær opmærksom på, at konsulentfirmaet Odin2 ApS ikke videregiver din identitet til virksomheden uden dit samtykke. Det gælder også for andre data, der kan hjælpe til at identificere dig.

Hvad skal du beskrive?

Åben / Luk

Skriv gerne så mange oplysninger som muligt. Jo mere detaljeret, du kan skrive din indberetning, jo bedre muligheder har vi for at undersøge den.

Vi anbefaler, at du som minimum besvarer nedenstående spørgsmål.

  • Navn og telefonnummer (hvis du ønsker at oplyse det).
  • Hvad er dit forhold til virksomheden? (ansat, tidligere ansat, kommende ansat, samarbejdspartner m.m.)
  • Hvad ønsker du at indberette om?
  • Hvordan har du fået kendskab til forholdet?
  • Hvornår har forholdet fundet sted? (skriv start, slut og varighed)
  • Hvilke personer er involverede i forholdet?
  • Hvilke personer kan vide mere om forholdet?
  • Har du tidligere henvendt dig til andre om forholdet?

Sletning af oplysninger

Åben / Luk

Hvis indberetningen ikke falder inden for anvendelsesområdet for whistleblowerordningen, slettes personoplysningerne straks.
Oplysningerne slettes endvidere, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne, herunder når undersøgelserne er afsluttet.