Whistleblower-ordning Gemidan koncernen

Ordningen indebærer, at medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og koncernens øvrige interessenter kan foretage anonyme indberetninger, hvis man har begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller lovovertrædelser.

Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til den interne dialog og åbenhed. Du bør som medarbejder derfor altid overveje, om problemerne kan løses ved direkte henvendelse til f.eks. nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsrepræsentant. Ordningen er dermed et alternativ, som kan bruges, hvis du ikke føler dig tryg ved at bruge de almindelige kanaler – eller, hvis du f.eks. har henvendt dig til ledelsen om et alvorligt forhold, og der ikke er blevet taget hånd om sagen.

Alle nuværende og tidligere medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og koncernens øvrige interessenter (f.eks. kunder og leverandører) kan anmelde et forhold til whistleblowerordningen.

Der kan anmeldes om overtrædelser, såvel som mistanke om overtrædelser begået af nuværende og tidligere medarbejdere, ledelse, bestyrelsesmedlemmer og samarbejdspartnere i øvrigt.

Der kan kun indberettes om forhold til whistleblowerordningen, som vedrører alvorlige forseelser, såsom:

• Alvorlige overtrædelser eller potentielle alvorlige overtrædelser af den til enhver tid gældende lovgivning i forhold til økonomisk kriminalitet herunder, men ikke begrænset til, underslæb, bestikkelse, korruption, tyveri, krænkelse af konkurrence retten, bedrageri og dokumentfalsk, samt bistand til tredjemand i sådanne adfærd,
• Alvorlige brud på arbejdssikkerheden,
• Alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold og chikane,
• Alvorlige miljømæssige forbrydelser.

Ordningen dækker ikke over mindre alvorlige HR-relaterede forhold, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence, samarbejdsvanskeligheder eller fravær. Overtrædelse af interne politikker for f.eks. rygning eller indtagelse af alkohol kan ikke anmeldes under whistleblowerordningen. Disse indberettes via de sædvanlige kanaler, ved f.eks. direkte kontakt til nærmeste overordnede.

Ordningen er udliciteret til Odin2 ApS, som behandler alle indberetninger til ordningen anonymt.

Den tekniske løsning af whistleblowerordningen leveres og administreres også af Odin2 ApS, der som databehandler vil modtage og registrere de indkomne indberetninger.

Odin2 ApS refererer direkte til bestyrelsesformanden.

Whistleblowerenheden er en ekstern og uvildig enhed, der ikke kan modtage instruks fra Gemidan A/S om, hvordan enheden skal håndtere og følge op på de enkelte henvendelser.

Samtlige henvendelser tages alvorligt og behandles med grundighed.

Indkomne anmeldelser tilgår få betroede medarbejdere hos Odin2 ApS, som modtager anmeldelserne og foretager en nærmere screening af indberetningen, for dernæst at vurdere, om de falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, eller om de viser sig åbenbart ubegrundede. Hvis der er grundlag for yderligere undersøgelse, vil Odin2 ApS gennemføre denne efter aftale med Germidan A/S’s bestyrelsesformand.

Afhængig af anmeldelsens håndtering og videre forløb, vil whistlebloweren senest indenfor 3 måneder modtage feedback på anmeldelsen.

Gemidan A/S er som udgangspunkt forpligtiget til at give den person, som der er indberettet om, oplysninger om det indberettede forhold. Der vil ikke blive videregivet oplysninger om whistleblowerens identitet eller funktion.

Hvis du vil være anonym, så vær opmærksom på, at konsulentfirmaet Odin2 ApS ikke videregiver din identitet til virksomheden uden dit samtykke. Det gælder også for andre data, der kan hjælpe til at identificere dig.

Skriv gerne så mange oplysninger som muligt. Jo mere detaljeret, du kan skrive din indberetning, jo bedre muligheder har vi for at undersøge den.

Vi anbefaler, at du som minimum besvarer nedenstående spørgsmål.

• Navn og telefonnummer (hvis du ønsker at oplyse det).
• Hvad er dit forhold til virksomheden? (ansat, tidligere ansat, kommende ansat, samarbejdspartner m.m.)
• Hvad ønsker du at indberette om?
• Hvordan har du fået kendskab til forholdet?
• Hvornår har forholdet fundet sted? (skriv start, slut og varighed)
• Hvilke personer er involverede i forholdet?
• Hvilke personer kan vide mere om forholdet?
• Har du tidligere henvendt dig til andre om forholdet?

Hvis indberetningen ikke falder inden for anvendelsesområdet for whistleblowerordningen, slettes personoplysningerne straks.
Oplysningerne slettes endvidere, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne, herunder når undersøgelserne er afsluttet.